الإدارة هي عامل رئيسي في نجاح مختلف المنظمات أو حتى فشلها سواء كانت اقتصادية أو تعليمية أو منظمات أخرى ولذلك نقدم لكم كافة المعلومات عن مفهوم الإدارة وأهميتها ووظائفها .
لأن الإدارة تؤثر في تقدم وازدهار المجتمع أو البقاء في تخلف تام وهى أيضًا مفتاح التقدم في جميع الدول .
فهي داعم أساسي في التنمية الذي لا يمكن تحقيقها بدون إدارة ناجحة، حتى في حال توافر جميع عناصر الدعم الأخرى داخل المنظمة .
مع العلم أن هذه الإدارة يجب أن تكون إدارة فعالة ترتكز على الوسائل العلمية المستخدمة لاتخاذ القرار، وكذلك أداء العديد من الوظائف الإدارية كوسيلة لتحقيق هذا الهدف .
تتمكن الإدارة من التكيف مع الظروف البيئية المختلفة بالإضافة إلى التنمية والإبداع .
وكذلك قدرة الإدارة على دفع المنظمة بشكل فعال إلى التقدم وتحقيق الأهداف المراد تنفيذها .
ولذلك فأن مهمتها الرئيسية هي تمكين المنظمة بكل مكوناتها من تحقيق أعلى مستوى من الإنجاز من خلال استخدام الموارد البشرية والمادية بطريقة مُثلى .
مفهوم الإدارة وأهميتها ووظائفها
يوجد العديد من النقاط الهامة والأساسية التي توضح مفهوم الإدارة وأهميتها ووظائفها تتمثل في الآتي :
- تحقيق أهداف المنظمة : تنظيم الموارد وتنسيقها وتوجيهها لتحقيق أهداف المنظمة دون ضياع الوقت والجهد والمال .
- الاستغلال الأمثل للموارد : بحيث يمكن الاستعانة بالخبراء والمتخصصين والاستفادة من مهاراتهم بالشكل الأمثل .
وكذلك استخدام الموارد البشرية والمادية الأكثر كفاءة مما يؤثرعلى زيادة الكفاءة وتجنب الخسائر في المنظمة .
- تخفيض التكلفة : يساعد التخطيط السليم لاستخدام الموارد البشرية والمادية على خفض التكاليف وتحقيق أعلى مستوى من الإنتاج .
- إنشاء منظمة صحيحة : من خلال تأسيس هيكل تنظيمي صحيح يساهم في تحقيق جميع أهداف المؤسسة ويؤكد على عدم اختلاط المهام والوظائف .
- تحقيق التوازن في المؤسسة : تحافظ الإدارة على توازن المنظمة في ظل بيئة متغيرة وتتكيف مع احتياجات المجتمع وأيضًا القيام بالمهام المتمثلة في دعم نمو المؤسسة .
- تحقيق عوامل الرفاهية للمجتمع : عندما تنخرط الإدارة في تحسين الإنتاج الاقتصادي ورفع مستويات المعيشة .
وكذلك توفير العديد من فرص عمل للأشخاص الأمر الذي يعود بالمنفعة لكل من الأفراد والمجتمع كلاهما .
مفهوم الإدارة
هي القيام ببعض الإجراءات لتحقيق الأهداف المحددة باستخدام الموارد المتاحة وفقًا لتطبيق نهج معين وفي بيئة محددة .
ويعد هذا تعريفًا عام ولذلك يسمح بتطبيقه على فرد أو مؤسسة عامة أو خاصة ويشمل هذا التعريف مجموعة من العناصر ومنها الآتي :
- الهدف : هو النتائج التي يجب تحقيقها وهنا يتم استخدام عنصر النية والإرادة لاستخدام الموارد للوصول إلى النتائج المرجوة .
- الموارد : تتضمن الموارد كلاً من الموارد الطبيعية والبشرية مثل الأرض وما يتم استخراجه منها وكذلك رأس المال بأشكاله المالية والمادية الكثيرة .
ولكي تتمكن من الإدارة والسيطرة فلابد من وجود عدة موارد ومنها الموارد البيئية الداخلية للمؤسسة والتي يمكن للإدارة التحكم فيها .
- المنهج : ويحتوي على استخدام جميع الوظائف الإدارية بما في ذلك التخطيط والتنظيم والرقابة واتخاذ القرار .
نظرًا لاكتمال هذا التعريف وتطبيقه على الإدارة في المؤسسات الخاصة والعامة، فإن هذا الموضوع مخصص في المقام الأول لدراسة وتحليل الإدارة في المؤسسات والمنظمات التجارية لتحقيق الربح .
وظائف الإدارة
المهام الإدارية ( Managerial Functions ) هي المهام الرئيسية في أي مؤسسة دون النظر إلى اختلاف نوع النشاط ويتم تنفيذها من قبل جميع المديرين من مستويات إدارية مختلفة وهي :
- التخطيط ( Planning ) : يتم وضع أهداف محددة وكذلك الموارد والوسائل اللازمة التي يتم الاستعانة بها .
إضافة إلى ذلك تحديد الإجراءات التي ستؤدي إلى تحقيق هذه الأهداف .
ولابد من الإشارة إلى أن التخطيط يعتمد بشكل أساسي على خبرة وتجربة المخطط، وأيضًا على قدرته في مراعاة الوضع الراهن للمؤسسة ومعرفة الظروف المحيطة بها .
- التنظيم ( Organizing ) : هو عملية تنطوي على إنشاء الإدارات والتنسيق بينها للقيام بالأعمال بشكل فعال .
إضافة إلى ذلك معرفة الموارد والمهام المختلفة، وتشمل هذه العملية على عناصر عدة ومنها :
وضع جدول للعمل ، التنظيم بين الأفراد ، تصميم العمل ، الإدارات ، إعداد الهيكل التنظيمي للمؤسسة ، إدارة الاجتماعات ، والعديد من العناصر الأخرى .
- اتخاذ وصنع القرار ( Decision Making ) : ومن خلال هذه الطريقة يتم الانتباه إلى تحديد المشاكل وتحديد أفضل البدائل من الخيارات المعروضة وفقًا لمعايير معينة .
ولابد من الإشارة إلى أن المراقبة المستمرة ضرورية جدًا في هذه الطريقة .
ويتم ذلك من أجل معرفة صحة القرار المتخذ ومستوى مساهمته في حل المشاكل .
- القيادة ( Leadership) : يعتبر هذا العمل من أكثر الأدوات التعليمية فعالية حيث أنه يقدم المساعدة للمدير على التأثير على الموظفين، مما يساهم ذلك في إنجازهم للمهام الموكلة إليهم بكل ثقة .
ويساعدهم أيضًا على العمل لتحقيق الأهداف المراد تنفيذها مع العلم أن هذا العمل يتكون من عدة أنواع من الأنشطة مثل :
الدافع ، وتعزيز الأداء ، الاتصال ، توفير الحافز وغيرها من الأنشطة المتعددة .
- السيطرة ( Controlling ) : تعتبر الخطوة الأخيرة في عملية الإدارة والغرض من ذلك هو رصد مستوى التقدم في تنفيذ هدف المؤسسة .
حيث يشمل أربع مراحل وهي : تحديد المعايير ومستويات الأداء ، القياس الفعلي للأداء ومقارنته بما تم تحديده مسبقًا ، تحديد الانحرافات من أجل القيام بما يلزم إصلاحه .
أنواع الإدارة
- إدارة أوتوقراطية : يرتبط هذا النوع من الإدارة باتخاذ قرارات حول المنظمة من جهة واحدة ويعد هذا النوع متميزًا .
وذلك إذا تم اتخاذ القرار السليم أو في حال حدوث أزمات طارئة ولكن الموظفين الذين يكافحون من أجل المزيد من الاستقلال قد لا يكون هذا النوع من الإدارة مناسبًا لهم مما يدفعهم إلى ترك العمل.
- الإدارة الديمقراطية (Democratic) : يسمح هذا النوع من الإدارة للموظفين المشاركة في صنع واتخاذ القرار .
حيث توجد قناة الاتصال من المدير إلى الموظف والعكس، مع العلم أن هذا النوع من الإدارة مهم في اتخاذ القرارات المترابطة .
- الإدارة المقنعة ( Persuasive ) : في هذا النوع من الإدارة يتحكم المدير نفسه في القرار النهائي على الرغم من محاولة الموظفين من إقناع المدير بالقرار المناسب .
- الإدارة الاستشارية (Consultative) : يتميز هذا النوع من الإدارة بفرص كبيرة للمناقشة من الأنواع سابقة الذكر .
وكذلك الحفاظ على القرار النهائي وأن يتم اتخاذه فقط من قبل المدير ويظهر إخلاص الموظفين الذين شاركوا في صنع واتخاذ القرار .
ويعرف هذا النوع من الإدارة باعتماد الموظفين على المدير.
- قسم الحرية الاقتصادية (Laissez-faire) : يقوم الموظفون بالمشاركة في معظم عمليات صنع القرار .
وهو عكس الإدارة الاستبدادية تمامًا ويتم توجيه المدير للموظفين .
مع العلم أن هذا النوع من الإدارة غالبًا ما يستخدم في المؤسسات التي تعمل في مجال التكنولوجيا .
مستويات الإدارة
هي عبارة عن ثلاث مستويات مختلفة في الإجراءات الإدارية وهي:
- الإدارة العليا : والتي تحدد السياسات والأهداف وصنع القرار والقوانين اللازمة والعديد من المهام الأخرى .
- إدارة متوسطة المستوى : تعمل على تنظيم أنشطة الوحدات الرئيسية وكذلك الأقسام الفرعية والعديد من المهام الأخرى .
- مستوى منخفض : يتعلق بالمهام التشغيلية التي تهتم بالإشراف على الإنتاج والتدريب وتحفيز الموظفين وحل مشكلاتهم وتحديد مهامهم وكذلك مهام أخرى متنوعة .
وفى الختام نأمل من الاستفادة من موضوع هذا المقال وهو مفهوم الإدارة وأهميتها ووظائفها .
ونرجو أن نكون قد وفقنا في تقديم موضوع شامل ووافي لكل المعلومات الخاصة بهذا الموضوع.
